Whistleblowing Policy
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10 January 2025
Smardt welcomes whistleblowing to inform its leadership and the board of directors of serious matters happening across the entire business. Despite a whistleblower policy and reporting tool below, employees are encouraged to report incidents or serious matters to their immediate supervisor or human resources. Any person, whether employee of Smardt or not, is invited to report serious matters anonymously or confidentially, using the link below. Smardt will investigate all serious matters of a whistleblowing nature and retain records in accordance with applicable laws.
Whistleblowing matters include violations or suspected violations of applicable laws or corporate global policies or guidelines; questionable accounting or financial practices; experiences or observations of harassment, environmental violations, governance issues, bribery, fraud, corruption, or safety concerns.
Reporting a matter may be done anonymously or confidentially and should be done promptly. Reporting anonymously or through other channels than the link below may limit the ability to thoroughly investigate any serious matter if insufficient information is provided. Once a report is received, the whistleblower will be notified it was received and when to expect a response. This communication will occur in a secure manner through the reporting tool which will also serve as a mechanism for following the progress of any investigation.
Reports must have sufficient information and evidence to assist with a proper investigation, especially if reporting a case anonymously because the case handler will not be able to obtain further information from you. Some details to include in your report are:
- Dates
- Identity of people and witnesses involved
- Detailed description of the act (what was done, what was not done)
- How you became involved or aware of the matter
- Any step you took regarding the matter
- Any materials or documents you have as evidence to support your report.
Reporting anonymously and excluding one or more case handlers may limit the ability to investigate the report thoroughly as it may result in a slower investigation. Case handlers have been selected by the executive leadership team and are bound by confidentiality when receiving and investigating any report received via the link or in person. No other person within Smardt, aside from case handlers, has access to the reports and notes in the tool. If a case handler is the subject of a report, do not select them during the report logging. Any case handler not selected will not have access to the report and another case handler or a case handler outside the organization may be assigned in their place.
Investigations will be undertaken promptly if warranted, and all persons, including the person reporting the matter must fully cooperate in the investigation. Each investigation is different; therefore, there is no maximum duration by which a report will be fully investigated. The outcome of any investigation will be subject to disciplinary measures set out in the employee handbook and/or legal action, as applicable to the person. Reports and the investigation outcome may be reported to outside authorities. All reports, once investigated and the matter closed, will be archived in the tool for one (1) year and subsequently deleted after three (3) years.
Smardt does not permit any form of retaliation against an employee who, in good faith and truthfully, submits a report, provides information, files, or participates in proceedings related to a violation of laws; provides law enforcement with information about the commission or possible commission of an offence (unless the person reporting it is one of the violators); or assists a case handler, audit committee member or management in the investigation of a reported matter. Retaliation to any report, including making anyone feel threatened or victimized for making a complaint or reporting a matter, is prohibited and could result in serious disciplinary action.
Smardt shall uphold the legal obligations of timely responses, record retention, confidentiality, anonymization of personal information and communication as per the laws and regulations governing whistleblowing. Smardt shall comply with reasonable reward provisions for real whistleblowing reports where applicable by law for the matter and not per reporter.
At Smardt, employee case handlers will receive ongoing training to identify whistleblowing matters and improve their investigation skills and third-party resources will be used where the matter warrants. All Smardt employees will be provided annual mandatory whistleblower training to ensure a same level of understanding – such training shall also form part of all new employee onboarding measures.
This policy will be reviewed and updated no later than two (2) years from its effective date.
10 janvier 2025
Smardt accueille favorablement la dénonciation pour informer sa direction et le conseil d’administration des questions sérieuses qui se passent dans l’ensemble de l’entreprise. Malgré une politique sur les dénonciateurs et un outil de signalement ci-dessous, les employés sont encouragés à signaler les incidents ou les problèmes graves à leur superviseur immédiat ou aux ressources humaines. Toute personne, qu’elle soit employée de Smardt ou non, est invitée à signaler des affaires graves de manière anonyme ou confidentielle, en utilisant le lien ci-dessous. Smardt enquêtera sur toutes les affaires sérieuses de dénonciation et conservera les dossiers conformément aux lois applicables.
Les questions de dénonciation comprennent les violations ou suspicions de violations des lois applicables ou des politiques ou lignes directrices globales de l’entreprise, les pratiques comptables ou financières douteuses, les expériences ou observations de harcèlement, les violations environnementales, les questions de gouvernance, les pots-de-vin, la fraude, la corruption ou les préoccupations en matière de sécurité.
Le signalement anonyme ou par d’autres moyens que le lien ci-dessous peut limiter la capacité d’enquêter en profondeur sur toute question grave si des informations insuffisantes sont fournies. Une fois qu’un rapport est reçu, le dénonciateur sera informé qu’il a été reçu et quand s’attendre à une réponse. Cette communication se fera de manière sécurisée par l’intermédiaire de l’outil de rapport qui servira également de mécanisme pour suivre les progrès de toute enquête.
Les rapports doivent avoir suffisamment d’informations et de preuves pour aider à une enquête appropriée, surtout si vous signalez un cas de manière anonyme, car le gestionnaire de cas ne sera pas en mesure d’obtenir d’autres informations de votre part.
Voici quelques détails à inclure dans votre rapport :
- Les dates
- Identité des personnes et des témoins impliqués
- Description détaillée de l’acte (ce qui a été fait, ce qui n’a pas été fait)
- Comment vous êtes devenu impliqué ou au courant de l’affaire
- Toute mesure que vous avez prise à ce sujet
- Tout matériel ou document que vous avez comme preuve à l’appui de votre rapport
Le signalement anonyme et l’exclusion d’un ou de plusieurs gestionnaires de cas peuvent limiter la capacité d’enquêter sur le rapport en profondeur, car cela peut entraîner une enquête plus lente. Les gestionnaires de cas ont été sélectionnés par l’équipe de direction et sont liés par la confidentialité lorsqu’ils reçoivent et enquêtent sur tout rapport reçu via le lien ou en personne. Aucune autre personne au sein de Smardt, à part les gestionnaires de dossiers, n’a accès aux rapports et aux notes dans l’outil. Si un gestionnaire de dossier est le sujet d’un rapport, ne le sélectionnez pas lors de l’enregistrement du rapport. Tout gestionnaire de cas non sélectionné n’aura pas accès au rapport et un autre gestionnaire de cas ou un gestionnaire de cas à l’extérieur de l’organisation peut être affecté à leur place.
Les enquêtes seront entreprises rapidement si cela est justifié, et toutes les personnes, y compris la personne qui signale l’affaire, doivent coopérer pleinement à l’enquête. Chaque enquête est différente, il n’y a donc pas de durée maximale pour qu’un rapport fasse l’objet d’une enquête complète. Le résultat de toute enquête fera l’objet de mesures disciplinaires énoncées dans le manuel de l’employé et/ou d’une action en justice, selon le cas pour la personne. Les rapports et les résultats de l’enquête peuvent être communiqués aux autorités externes. Tous les rapports une fois qu’ils ont fait l’objet d’une enquête et que l’affaire a été classée seront archivés dans l’outil pendant un (1) an, puis supprimés après trois (3) ans.
Smardt ne permet aucune forme de représailles contre un employé qui, de bonne foi et honnêtement, soumet un rapport ; fournit des informations, dépose ou participe à des procédures liées à une violation des lois ; fournit aux organismes d’application de la loi des renseignements sur la perpétration ou la perpétration possible d’une infraction (à moins que la personne qui la signale soit l’un des contrevenants) ; ou aide un gestionnaire de cas, un membre du comité d’audit ou la direction dans l’enquête sur une affaire signalée. Les représailles à l’égard de tout signalement, y compris le fait de faire en sorte que quiconque se sente menacé ou victimisé pour avoir déposé une plainte ou signalé une affaire, sont interdites et pourraient entraîner des mesures disciplinaires graves.
Smardt doit respecter les obligations légales de réponses en temps opportun, de conservation des dossiers, de confidentialité, d’anonymisation des renseignements personnels et de communication conformément aux lois et règlements régissant la dénonciation. Smardt doit se conformer à des dispositions de récompense raisonnable pour les vrais rapports de dénonciation lorsque cela est exigé par la loi et non par personne qui soumet une dénonciation.
Chez Smardt, les employés-gestionnaires de cas recevront une formation continue pour identifier les problèmes de dénonciation et améliorer leurs compétences en matière d’enquête ; et les ressources de tiers seront utilisées lorsque l’affaire le justifie. Tous les employés de Smardt recevront une formation annuelle obligatoire sur la dénonciation afin d’assurer un même niveau de compréhension – cette formation fera également partie de toutes les mesures d’intégration des nouveaux employés.
La présente politique sera révisée et mise à jour au plus tard deux (2) ans après sa date d’entrée en vigueur.
10. Januar 2025
Smardt begrüßt „Whistleblowing“, um seine Geschäftsleitung und den Vorstand über schwerwiegende Vorfälle zu informieren, die im gesamten Unternehmen passieren. Mit Hilfe einer Whistleblower-Richtlinie und einem Meldetools werden die Mitarbeiter ermutigt, Vorfälle oder schwerwiegende Vorfälle, ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu melden. Jede Person, ob Mitarbeiter von Smardt oder nicht, ist eingeladen, schwerwiegende Vorfälle anonym und vertraulich über den unten stehenden Link zu melden. Smardt untersucht alle schwerwiegenden Fälle von Whistleblowing und bewahrt die Unterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen auf.
Whistleblowing-Angelegenheiten umfassen Verstöße oder vermutete Verstöße gegen geltende Gesetze oder globale Unternehmensrichtlinien; fragwürdige Buchhaltungs- oder Finanzpraktiken; Erfahrungen oder Beobachtungen von Belästigungen, Umweltverstößen, Fragen der Unternehmensführung, Bestechung, Betrug, Korruption oder Sicherheitsbedenken.
Die Meldung eines Vorfalls kann anonym und/oder vertraulich erfolgen und sollte unverzüglich erfolgen. Eine anonyme Meldung oder Meldungen über andere Kanäle, als dem unten angegebenen Link, kann die Möglichkeit einschränken, schwerwiegende Angelegenheiten gründlich zu untersuchen, ebenso, wenn unzureichende Informationen bereitgestellt werden. Sobald eine Meldung eingegangen ist, wird der Hinweisgeber darüber informiert, dass die Meldung eingegangen ist und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Diese Kommunikation erfolgt auf sichere Weise über das Meldetool, das auch zur Verfolgung des Bearbeitungfortschritts einer Untersuchung dienen wird.
Die Meldungen müssen über ausreichende Informationen und Beweise verfügen, um eine ordnungsgemäße Untersuchung zu unterstützen, insbesondere wenn ein Fall anonym gemeldet wird, da der Sachbearbeiter keine weiteren Informationen von Ihnen erhalten kann. Einige Details, die Sie in Ihrer Meldung aufnehmen sollten, sind:
- Datteln, Datum
- Identität der beteiligten Personen und ggf. von Zeugen
- Detaillierte Beschreibung der Handlung (was getan wurde, was nicht getan wurde)
- Wie Sie involviert oder auf die Angelegenheit aufmerksam geworden sind
- Jeder Schritt, den Sie in dieser Angelegenheit unternommen haben
- Alle Materialien oder Dokumente, die Sie als Beweismittel zur Unterstützung Ihres Berichts haben
Das anonyme Melden und das Ausschließen eines oder mehrerer Fallbearbeiter kann die Fähigkeit einschränken, den Bericht gründlich zu untersuchen, da dies zu einer langsameren Untersuchung führen kann. Die Sachbearbeiter wurden von der Geschäftsleitung ausgewählt und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, wenn sie Berichte über den Link oder persönlich entgegennehmen und untersuchen. Außer den Sachbearbeitern hat keine andere Person in Smardt Zugriff auf die Berichte und Notizen im Tool. Wenn ein Sachbearbeiter Gegenstand eines Berichts ist, wählen Sie ihn während der Berichtserfassung nicht aus. Ein nicht ausgewählter Sachbearbeiter hat keinen Zugriff auf den Bericht, und an seiner Stelle kann ein anderer Sachbearbeiter oder ein Sachbearbeiter außerhalb der Organisation zugewiesen werden.
Ermittlungen werden unverzüglich eingeleitet, wenn dies gerechtfertigt ist, und alle Personen, einschließlich der Person, die die Angelegenheit meldet, müssen bei der Untersuchung uneingeschränkt kooperieren. Jede Untersuchung ist anders, daher gibt es keine maximale Dauer, bis zu der eine Meldung vollständig untersucht wird. Das Ergebnis einer Untersuchung unterliegt Disziplinarmaßnahmen, die im Mitarbeiterhandbuch festgelegt sind, und/oder rechtlichen Schritten, je nachdem, was für die Person gilt. Die Meldungen und das Untersuchungsergebnis können an externe Behörden gemeldet werden. Alle Meldungen, die einmal untersucht und die Angelegenheit abgeschlossen sind, werden ein (1) Jahr lang im Tool archiviert und anschließend nach drei (3) Jahren gelöscht.
Smardt lässt keine Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter zu, der in gutem Glauben und wahrheitsgemäß eine Meldung einreicht; Informationen zur Verfügung stellt, Akten einreicht oder an Verfahren im Zusammenhang mit einem Gesetzesverstoß teilnimmt; den Strafverfolgungsbehörden Informationen über die Begehung oder mögliche Begehung einer Straftat zur Verfügung stellt (es sei denn, die Person, die die Strafverfolgung meldet, gehört zu den Verstößen); oder unterstützt einen Sachbearbeiter, ein Mitglied des Prüfungsausschusses oder das Management bei der Untersuchung einer gemeldeten Angelegenheit. Vergeltungsmaßnahmen für jede Meldung, einschließlich des Gefühls, dass jemand bedroht oder schikaniert wird, weil er eine Beschwerde einreicht oder eine Angelegenheit meldet, ist verboten und kann zu schwerwiegenden Disziplinarmaßnahmen führen.
Smardt hält die gesetzlichen Verpflichtungen zu rechtzeitigen Antworten, Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Vertraulichkeit, Anonymisierung personenbezogener Daten und Kommunikation gemäß den Gesetzen und Vorschriften zum Whistleblowing ein. Smardt hält sich an angemessene Vergütungsbestimmungen für echte Whistleblowing-Meldungen, sofern dies gesetzlich für die Angelegenheit und nicht für jeden Meldenden gilt.
Bei Smardt werden die Sachbearbeiter fortlaufend geschult, um Whistleblowing- Vorfälle zu identifizieren und ihre Ermittlungsfähigkeiten zu verbessern. und Ressourcen von Drittanbietern werden eingesetzt, wenn die Angelegenheit dies rechtfertigt. Alle Smardt-Mitarbeiter erhalten jährlich eine obligatorische Whistleblower-Schulung, um ein gleiches Maß an Verständnis zu gewährleisten – eine solche Schulung soll auch Teil aller neuen Mitarbeiter-Onboarding-Maßnahmen sein.
Diese Richtlinie wird spätestens zwei (2) Jahre nach ihrem Inkrafttreten überprüft und aktualisiert.
2025 年 1 月 10 日
Smardt鼓励通过举报机制向管理层和董事会通报公司范围内发生的重大问题。尽管我们提供了举报人制度和下方的举报渠道,但我们仍建议员工优先向直接主管或人力资源部门报告重大事件或问题。任何人,无论是否为Smardt的员工,都可以选择匿名或保密方式,使用下方链接举报重大问题。Smardt将调查所有性质严重的举报事项,并按照相关法律法规保留相关记录。
举报事项包括但不限于违反或涉嫌违反适用法律或公司全球政策或指导原则的行为,存在问题的会计或财务操作,遭遇或观察到的骚扰、环境违法行为,治理问题、贿赂、欺诈、腐败或安全隐患。
举报应尽快进行,可以选择匿名或保密方式。请注意,匿名举报或通过非指定链接提交的举报,可能因信息不足而限制深入调查的能力。举报一经接收,举报人将收到确认通知,并被告知预计何时能获得反馈。所有沟通将通过安全的举报工具完成,该工具还将用作跟踪调查进展的机制。.
为确保调查的有效性,举报应尽可能提供详实的信息和证据,尤其是在匿名举报的情况下。举报管理员可能无法与您取得进一步联系,因此建议在报告中包含以下信息:
– 事件日期
– 涉及人员及目击者的身份
– 对事件的详细描述(包括已采取或未采取的具体行动)
– 您与事件的关联或了解的途径
– 您已采取的任何措施
– 支持举报的任何材料或证据
匿名举报以及排除一名或多名案件负责人可能会限制深入调查的能力,导致调查进程延缓。案件负责人由管理团队遴选,并在接收和调查通过举报工具或当面提交的举报时严格遵守保密义务。举报工具中的报告和记录仅供案件负责人访问。公司内部,除案件负责人之外,其他任何人均无法访问工具中的内容。如果投诉信件中的对象是某名案件负责人,请在提交投诉信件时不要选择他们作为案件负责人。
若举报内容被证实需要调查,将迅速启动相关流程。所有相关方,包括举报人在内,都需全力配合调查。每项调查因案件不同而可能需要不同的时间长度,因此无法预设完成的具体时限。调查结果可能依据情况采取员工手册中列明的纪律措施,或诉诸法律行动。必要时,调查报告和结果可提交给外部监管机构。完成调查且案件结案后,相关报告将保存在举报工具中一 (1) 年,随后在三 (3) 年内删除。
Smardt 严格禁止任何针对举报人的报复行为。举报人若出于善意并诚实地提交报告、提供信息、参与调查或协助执法机构,即便举报的行为涉及潜在违规行为,只要举报人本身并非违规者,其权益均受到保护。任何针对举报人的威胁、恐吓或其他形式的报复,包括使举报人感到受害或被针对,都将被严肃处理,并可能导致严厉的纪律处分。
Smardt遵守相关法律法规,在举报处理过程中确保及时响应、记录保存、信息保密以及个人信息匿名化。如法律要求,Smardt将提供合理的奖励以表彰真实有效的举报,但此奖励不得因举报人本人提出而提供。
Smardt的案件负责员工将接受持续培训,以提升识别举报问题和调查的能力,并在必要时寻求第三方资源的支持。Smardt的所有员工每年必须参加举报政策的强制培训,以确保对制度有一致的理解。这一培训也将纳入新员工入职的流程中。
本制度最迟将在生效后两(2)年内进行审查并更新。