Whistleblowing-Richtlinie
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10. Januar 2025
Smardt begrüßt Whistleblowing, um die Unternehmensleitung und den Vorstand über ernste Vorfälle im gesamten Unternehmen zu informieren. Trotz einer Whistleblower-Richtlinie und eines Melde-Tools (siehe unten) werden die Mitarbeiter ermutigt, Vorfälle oder ernste Angelegenheiten ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu melden. Jede Person, ob Mitarbeiter von Smardt oder nicht, ist eingeladen, schwerwiegende Vorfälle anonym oder vertraulich über den unten stehenden Link zu melden. Smardt wird alle schwerwiegenden Fälle von Whistleblowing untersuchen und die Unterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen aufbewahren.
Whistleblowing-Angelegenheiten umfassen Verstöße oder vermutete Verstöße gegen geltende Gesetze oder globale Unternehmensrichtlinien; fragwürdige Buchhaltungs- oder Finanzpraktiken; Erfahrungen oder Beobachtungen von Belästigungen, Umweltverstößen, Problemen der Unternehmensführung, Bestechung, Betrug, Korruption oder Sicherheitsbedenken.
Die Meldung einer Angelegenheit kann anonym oder vertraulich erfolgen und sollte umgehend erfolgen. Eine anonyme Meldung oder eine Meldung über andere Kanäle als den unten stehenden Link kann die Fähigkeit einschränken, eine schwerwiegende Angelegenheit gründlich zu untersuchen, wenn nicht genügend Informationen geliefert werden. Sobald eine Meldung eingegangen ist, wird der Whistleblower darüber informiert, dass sie eingegangen ist und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Diese Mitteilung erfolgt auf sichere Weise über das Meldetool, das auch als Mechanismus zur Verfolgung des Fortschritts einer Untersuchung dient.
Berichte müssen ausreichende Informationen und Beweise enthalten, um eine ordnungsgemäße Untersuchung zu unterstützen, insbesondere wenn Sie einen Fall anonym melden, da der Sachbearbeiter keine weiteren Informationen von Ihnen erhalten kann. Einige Details, die in Ihrem Bericht enthalten sein sollten, sind:
- Daten
- Identität der beteiligten Personen und Zeugen
- Detaillierte Beschreibung der Tat (was wurde getan, was wurde nicht getan)
- Wie Sie in die Angelegenheit verwickelt wurden oder davon erfahren haben
- Jeder Schritt, den Sie in dieser Angelegenheit unternommen haben
- Alle Materialien oder Dokumente, die Sie als Beweismittel für Ihren Bericht haben.
Eine anonyme Meldung und der Ausschluss eines oder mehrerer Sachbearbeiter kann die Fähigkeit einschränken, die Meldung gründlich zu untersuchen, da dies zu einer langsameren Untersuchung führen kann. Die Fallbearbeiter wurden vom Führungsteam ausgewählt und sind bei der Entgegennahme und Untersuchung von Meldungen, die über den Link oder persönlich eingehen, zur Vertraulichkeit verpflichtet. Abgesehen von den Fallbearbeitern hat keine andere Person innerhalb von Smardt Zugang zu den Berichten und Notizen im Tool. Wenn ein Sachbearbeiter Gegenstand eines Berichts ist, wählen Sie ihn bei der Protokollierung des Berichts nicht aus. Ein nicht ausgewählter Sachbearbeiter hat keinen Zugriff auf den Bericht und ein anderer Sachbearbeiter oder ein Sachbearbeiter außerhalb der Organisation kann an seiner Stelle zugewiesen werden.
Ermittlungen werden umgehend eingeleitet, wenn sie gerechtfertigt sind, und alle Personen, einschließlich der Person, die die Angelegenheit meldet, müssen bei der Untersuchung vollständig kooperieren. Jede Untersuchung ist anders; daher gibt es keine Höchstdauer, innerhalb derer eine Meldung vollständig untersucht wird. Das Ergebnis einer Untersuchung unterliegt den im Mitarbeiterhandbuch festgelegten Disziplinarmaßnahmen und/oder rechtlichen Schritten, je nachdem, was für die betreffende Person gilt. Berichte und das Ergebnis der Untersuchung können an externe Behörden weitergeleitet werden. Alle Berichte werden nach der Untersuchung und dem Abschluss der Angelegenheit für ein (1) Jahr im Tool archiviert und anschließend nach drei (3) Jahren gelöscht.
Smardt erlaubt keine Form der Vergeltung gegen einen Mitarbeiter, der in gutem Glauben und wahrheitsgemäß eine Meldung einreicht, Informationen bereitstellt, eine Anzeige erstattet oder an einem Verfahren im Zusammenhang mit einem Gesetzesverstoß teilnimmt; den Strafverfolgungsbehörden Informationen über die Begehung oder mögliche Begehung einer Straftat bereitstellt (es sei denn, die meldende Person ist einer der Gesetzesbrecher); oder einen Sachbearbeiter, ein Mitglied des Prüfungsausschusses oder die Geschäftsleitung bei der Untersuchung einer gemeldeten Angelegenheit unterstützt. Vergeltungsmaßnahmen für eine Meldung, einschließlich des Gefühls, bedroht oder schikaniert zu werden, weil man eine Beschwerde eingereicht oder eine Angelegenheit gemeldet hat, sind verboten und können zu ernsthaften disziplinarischen Maßnahmen führen.
Smardt hält die gesetzlichen Verpflichtungen zur rechtzeitigen Beantwortung von Hinweisen, zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, zur Vertraulichkeit, zur Anonymisierung von persönlichen Informationen und zur Kommunikation gemäß den Gesetzen und Vorschriften zum Whistleblowing ein. Smardt hält sich an angemessene Belohnungsregelungen für echte Whistleblowing-Meldungen, sofern dies gesetzlich für die Angelegenheit und nicht für den Melder vorgesehen ist.
Bei Smardt werden die Sachbearbeiter fortlaufend geschult, um Whistleblowing-Angelegenheiten zu erkennen und ihre Ermittlungsfähigkeiten zu verbessern, und es wird auf Ressourcen Dritter zurückgegriffen, wenn die Angelegenheit dies rechtfertigt. Alle Smardt-Mitarbeiter erhalten jährlich eine obligatorische Whistleblower-Schulung, um ein einheitliches Verständnis zu gewährleisten – eine solche Schulung ist auch Teil aller Maßnahmen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Diese Richtlinie wird spätestens zwei (2) Jahre nach ihrem Inkrafttreten überprüft und aktualisiert.
10 janvier 2025
Smardt begrüßt die Meldung, um die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat über besondere Fragen zu informieren, die sich im Unternehmen stellen. Trotz einer Meldepolitik und eines Meldegeräts (siehe unten) werden die Mitarbeiter dazu ermutigt, schwerwiegende Vorfälle oder Probleme sofort ihrem Vorgesetzten oder den Personalabteilungen zu melden. Jede Person, egal ob sie bei Smardt beschäftigt ist oder nicht, ist aufgefordert, schwerwiegende Vorfälle anonym oder vertraulich zu melden, indem sie den unten stehenden Link benutzt. Smardt prüft jede einzelne Meldeangelegenheit und bewahrt die Akten gemäß den geltenden Gesetzen auf.
Zu den Fragen der Entlastung gehören Verstöße oder der Verdacht auf Verstöße gegen geltendes Recht oder gegen globale Unternehmensrichtlinien, fragwürdige Rechnungslegungspraktiken oder Finanzpraktiken, Erfahrungen oder Beobachtungen von Belästigungen, Umweltverstößen, Regierungsfragen, Betrug, Korruption oder Sicherheitsbedenken.
Eine anonyme Meldung oder eine Meldung über andere Wege als die oben genannten Links kann die Fähigkeit einschränken, sich eingehend mit einer schwerwiegenden Frage zu befassen, wenn unzureichende Angaben gemacht werden. Sobald ein Bericht eingegangen ist, wird der Beschwerdeführer darüber informiert, dass er eine Antwort erhalten hat und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Diese Kommunikation wird durch den Vermittler des Berichtsformulars sichergestellt, das auch als Mittel zur Verfolgung des Fortschritts jeder Untersuchung dient.
Die Berichte müssen genügend Informationen und Beweise enthalten, um eine angemessene Untersuchung zu ermöglichen, insbesondere wenn Sie einen anonymen Fall melden, da der Sachbearbeiter nicht in der Lage ist, weitere Informationen von Ihnen zu erhalten.
Voici quelques détails à inclure dans votre rapport :
- Les dates
- Identité des personnes et des témoins impliqués
- Ausführliche Beschreibung der Handlung (was getan wurde, was nicht getan wurde)
- Wie Sie selbst in die Angelegenheit verwickelt sind oder sie vorantreiben
- Alle Maßnahmen, die Sie in dieser Angelegenheit ergriffen haben
- Tout matériel ou document que vous avez comme preuve à l’appui de votre rapport
Die anonyme Meldung und der Ausschluss eines oder mehrerer Fallanalytiker können die Fähigkeit, den Bericht eingehend zu untersuchen, einschränken, da dies zu einer längeren Untersuchung führen kann. Die Fallbearbeiter wurden von der Direktion ausgewählt und unterliegen der Schweigepflicht, wenn sie die über das Internet oder persönlich erhaltenen Berichte einsehen und untersuchen. Keine andere Person innerhalb von Smardt, auch nicht die Dossierverwalter, hat Zugang zu den Berichten und Notizen in diesem Tool. Wenn ein Dossierverwalter Gegenstand eines Berichts ist, wählen Sie ihn bei der Erfassung des Berichts nicht aus. Jeder nicht ausgewählte Aktenführer hat keinen Zugriff auf den Bericht und ein anderer Aktenführer oder ein Aktenführer außerhalb der Organisation kann an seiner Stelle betroffen sein.
Les enquêtes seront entreprises rapidement si cela est justifié, et toutes les personnes, y compris la personne qui signale l’affaire, doivent coopérer pleinement à l’enquête. Jede Untersuchung ist anders, daher gibt es keine maximale Dauer, damit ein Bericht Gegenstand einer vollständigen Untersuchung wird. Das Ergebnis jeder Untersuchung ist Gegenstand von disziplinarischen Maßnahmen, die im Handbuch des Arbeitnehmers aufgeführt sind, und/oder einer Klage vor Gericht, je nachdem, wie die Person betroffen ist. Die Berichte und die Ergebnisse der Untersuchung können an externe Behörden weitergeleitet werden. Alle Berichte, die einmal Gegenstand einer Untersuchung waren und als solche eingestuft wurden, werden für einen Zeitraum von einem (1) Jahr im System archiviert und nach drei (3) Jahren ergänzt.
Smardt erlaubt keine Form von Repressalien gegen einen Mitarbeiter, der aus gutem Willen und mit gutem Gewissen eine Anzeige erstattet, Informationen liefert oder an einem Verfahren teilnimmt, das mit einer Rechtsverletzung zusammenhängt; gibt den Organen, die das Gesetz anwenden, Hinweise auf einen Verstoß oder einen möglichen Verstoß (sofern die Person, die die Anzeige erstattet, nicht einer der Täter ist); oder unterstützt einen Fallmanager, ein Mitglied des Prüfungsausschusses oder die Direktion bei der Untersuchung einer angezeigten Angelegenheit. Die Repressalien im Zusammenhang mit jeder Meldung, einschließlich der Tatsache, dass sich jemand bedroht oder schikaniert fühlt, weil er eine Klageschrift eingereicht oder eine Angelegenheit gemeldet hat, sind unzulässig und können schwerwiegende disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.
Smardt muss die gesetzlichen Verpflichtungen zur rechtzeitigen Beantwortung, zur Aufbewahrung von Unterlagen, zur Vertraulichkeit, zur Anonymisierung von personenbezogenen Daten und zur Kommunikation gemäß den Gesetzen und Vorschriften über die Entlastung einhalten. Smardt muss sich an angemessene Entschädigungsregelungen für die echten Entlastungsmeldungen halten, sofern dies durch das Gesetz und nicht durch die Person, die eine Entlastung beantragt hat, vorgeschrieben ist.
Bei Smardt erhalten die Mitarbeiter eine kontinuierliche Weiterbildung, um die Probleme bei der Entlastung zu erkennen und ihre Kompetenzen im Bereich der Ermittlungen zu verbessern, und die Tierressourcen werden genutzt, wenn die Angelegenheit dies rechtfertigt. Alle Mitarbeiter von Smardt erhalten eine jährliche, obligatorische Fortbildung zum Thema Entgeltabrechnung, um ein einheitliches Verständnis zu gewährleisten – diese Fortbildung ist auch Teil aller Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeiter.
Die vorliegende Politik wird spätestens zwei (2) Jahre nach ihrem Inkrafttreten überarbeitet und in Kraft gesetzt.
10. Januar 2025
Smardt begrüßt “Whistleblowing”, um seine Geschäftsleitung und den Vorstand über schwerwiegende Vorfälle zu informieren, die im gesamten Unternehmen passieren. Mit Hilfe einer Whistleblower-Richtlinie und eines Meldetools werden die Mitarbeiter ermutigt, Vorfälle oder schwerwiegende Vorfälle, ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu melden. Jede Person, ob Mitarbeiter von Smardt oder nicht, ist eingeladen, schwerwiegende Vorfälle anonym und vertraulich über den unten stehenden Link zu melden. Smardt untersucht alle schwerwiegenden Fälle von Whistleblowing und bewahrt die Unterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen auf.
Whistleblowing-Angelegenheiten umfassen Verstöße oder vermutete Verstöße gegen geltende Gesetze oder globale Unternehmensrichtlinien; fragwürdige Buchhaltungs- oder Finanzpraktiken; Erfahrungen oder Beobachtungen von Belästigungen, Umweltverstößen, Fragen der Unternehmensführung, Bestechung, Betrug, Korruption oder Sicherheitsbedenken.
Die Meldung eines Vorfalls kann anonym und/oder vertraulich erfolgen und sollte unverzüglich erfolgen. Eine anonyme Meldung oder Meldungen über andere Kanäle, als dem unten angegebenen Link, kann die Möglichkeit einschränken, schwerwiegende Angelegenheiten gründlich zu untersuchen, ebenso, wenn unzureichende Informationen bereitgestellt werden. Sobald eine Meldung eingegangen ist, wird der Hinweisgeber darüber informiert, dass die Meldung eingegangen ist und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Diese Kommunikation erfolgt auf sichere Weise über das Meldetool, das auch zur Verfolgung des Bearbeitungsfortschritts einer Untersuchung dienen wird.
Die Meldungen müssen über ausreichende Informationen und Beweise verfügen, um eine ordnungsgemäße Untersuchung zu unterstützen, insbesondere wenn ein Fall anonym gemeldet wird, da der Sachbearbeiter keine weiteren Informationen von Ihnen erhalten kann. Einige Details, die Sie in Ihrer Meldung aufnehmen sollten, sind:
- Datteln, Datum
- Identität der beteiligten Personen und ggf. von Zeugen
- Detaillierte Beschreibung der Handlung (was getan wurde, was nicht getan wurde)
- Wie Sie involviert sind oder auf die Angelegenheit aufmerksam geworden sind
- Jeder Schritt, den Sie in dieser Angelegenheit unternommen haben
- Alle Materialien oder Dokumente, die Sie als Beweismittel zur Unterstützung Ihres Berichts haben
Das anonyme Melden und das Ausschließen eines oder mehrerer Sachbearbeiter kann die Fähigkeit einschränken, den Bericht gründlich zu untersuchen, da dies zu einer langsameren Untersuchung führen kann. Die Sachbearbeiter wurden von der Geschäftsleitung ausgewählt und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, wenn sie Berichte über den Link oder persönlich entgegennehmen und untersuchen. Außer den Sachbearbeitern hat keine andere Person in Smardt Zugriff auf die Berichte und Notizen im Tool. Wenn ein Sachbearbeiter Gegenstand eines Berichts ist, wählen Sie ihn während der Berichtserfassung nicht aus. Ein nicht ausgewählter Sachbearbeiter hat keinen Zugriff auf den Bericht, und an seiner Stelle kann ein anderer Sachbearbeiter oder ein Sachbearbeiter außerhalb der Organisation zugewiesen werden.
Ermittlungen werden unverzüglich eingeleitet, wenn dies gerechtfertigt ist, und alle Personen, einschließlich der Person, die die Angelegenheit meldet, müssen bei der Untersuchung uneingeschränkt kooperieren. Jede Untersuchung ist anders, daher gibt es keine maximale Dauer, bis zu der eine Meldung vollständig untersucht wird. Das Ergebnis einer Untersuchung unterliegt Disziplinarmaßnahmen, die im Mitarbeiterhandbuch festgelegt sind, und/oder rechtlichen Schritten, je nachdem, was für die Person gilt. Die Meldungen und das Untersuchungsergebnis können an externe Behörden gemeldet werden. Alle Meldungen, die einmal untersucht und die Angelegenheit abgeschlossen sind, werden ein (1) Jahr lang im Tool archiviert und anschließend nach drei (3) Jahren gelöscht.
Smardt lässt keine Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter zu, der in gutem Glauben und wahrheitsgemäß eine Meldung einreicht; Informationen zur Verfügung stellt, Akten einreicht oder an Verfahren im Zusammenhang mit einem Gesetzesverstoß teilnimmt; den Strafverfolgungsbehörden Informationen über die Begehung oder mögliche Begehung einer Straftat zur Verfügung stellt (es sei denn, die Person, die die Strafverfolgung meldet, gehört zu den Verstößen); oder unterstützt einen Sachbearbeiter, ein Mitglied des Prüfungsausschusses oder das Management bei der Untersuchung einer gemeldeten Angelegenheit. Vergeltungsmaßnahmen für jede Meldung, einschließlich des Gefühls, dass jemand bedroht oder schikaniert wird, weil er eine Beschwerde einreicht oder eine Angelegenheit meldet, ist verboten und kann zu schwerwiegenden Disziplinarmaßnahmen führen.
Smardt hält die gesetzlichen Verpflichtungen zu rechtzeitigen Antworten, Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Vertraulichkeit, Anonymisierung personenbezogener Daten und Kommunikation gemäß den Gesetzen und Vorschriften zum Whistleblowing ein. Smardt hält sich an angemessene Vergütungsbestimmungen für echte Whistleblowing-Meldungen, sofern dies gesetzlich für die Angelegenheit und nicht für jeden Meldenden gilt.
Bei Smardt werden die Sachbearbeiter fortlaufend geschult, um Whistleblowing- Vorfälle zu identifizieren und ihre Ermittlungsfähigkeiten zu verbessern. und Ressourcen von Drittanbietern werden eingesetzt, wenn die Angelegenheit dies rechtfertigt. Alle Smardt-Mitarbeiter erhalten jährlich eine obligatorische Whistleblower-Schulung, um ein gleiches Maß an Verständnis zu gewährleisten – eine solche Schulung soll auch Teil aller neuen Mitarbeiter-Onboarding-Maßnahmen sein.
Diese Richtlinie wird spätestens zwei (2) Jahre nach ihrem Inkrafttreten überprüft und aktualisiert.
2025 年 1 月 10 日
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为确保调查的有效性，举报应尽可能提供详实的信息和证据，尤其是在匿名举报的情况下。举报管理员可能无法与您取得进一步联系，因此建议在报告中包含以下信息:
– 事件日期
– 涉及人员及目击者的身份
– 对事件的详细描述（包括已采取或未采取的具体行动）
– 您与事件的关联或了解的途径
– 您已采取的任何措施
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