Politique de dénonciation de Smardt

10 janvier 2025

Smardt accueille favorablement la dénonciation pour informer sa direction et le conseil d’administration des questions sérieuses qui se passent dans l’ensemble de l’entreprise. Malgré une politique sur les dénonciateurs et un outil de signalement ci-dessous, les employés sont encouragés à signaler les incidents ou les problèmes graves à leur superviseur immédiat ou aux ressources humaines. Toute personne, qu’elle soit employée de Smardt ou non, est invitée à signaler des affaires graves de manière anonyme ou confidentielle, en utilisant le lien ci-dessous. Smardt enquêtera sur toutes les affaires sérieuses de dénonciation et conservera les dossiers conformément aux lois applicables.

Les questions de dénonciation comprennent les violations ou suspicions de violations des lois applicables ou des politiques ou lignes directrices globales de l’entreprise, les pratiques comptables ou financières douteuses, les expériences ou observations de harcèlement, les violations environnementales, les questions de gouvernance, les pots-de-vin, la fraude, la corruption ou les préoccupations en matière de sécurité.

Le signalement anonyme ou par d’autres moyens que le lien ci-dessous peut limiter la capacité d’enquêter en profondeur sur toute question grave si des informations insuffisantes sont fournies. Une fois qu’un rapport est reçu, le dénonciateur sera informé qu’il a été reçu et quand s’attendre à une réponse. Cette communication se fera de manière sécurisée par l’intermédiaire de l’outil de rapport qui servira également de mécanisme pour suivre les progrès de toute enquête.

Les rapports doivent avoir suffisamment d’informations et de preuves pour aider à une enquête appropriée, surtout si vous signalez un cas de manière anonyme, car le gestionnaire de cas ne sera pas en mesure d’obtenir d’autres informations de votre part.

Voici quelques détails à inclure dans votre rapport :

Les dates
Identité des personnes et des témoins impliqués
Description détaillée de l’acte (ce qui a été fait, ce qui n’a pas été fait)
Comment vous êtes devenu impliqué ou au courant de l’affaire
Toute mesure que vous avez prise à ce sujet
Tout matériel ou document que vous avez comme preuve à l’appui de votre rapport

Le signalement anonyme et l’exclusion d’un ou de plusieurs gestionnaires de cas peuvent limiter la capacité d’enquêter sur le rapport en profondeur, car cela peut entraîner une enquête plus lente. Les gestionnaires de cas ont été sélectionnés par l’équipe de direction et sont liés par la confidentialité lorsqu’ils reçoivent et enquêtent sur tout rapport reçu via le lien ou en personne. Aucune autre personne au sein de Smardt, à part les gestionnaires de dossiers, n’a accès aux rapports et aux notes dans l’outil. Si un gestionnaire de dossier est le sujet d’un rapport, ne le sélectionnez pas lors de l’enregistrement du rapport. Tout gestionnaire de cas non sélectionné n’aura pas accès au rapport et un autre gestionnaire de cas ou un gestionnaire de cas à l’extérieur de l’organisation peut être affecté à leur place.

Les enquêtes seront entreprises rapidement si cela est justifié, et toutes les personnes, y compris la personne qui signale l’affaire, doivent coopérer pleinement à l’enquête. Chaque enquête est différente, il n’y a donc pas de durée maximale pour qu’un rapport fasse l’objet d’une enquête complète. Le résultat de toute enquête fera l’objet de mesures disciplinaires énoncées dans le manuel de l’employé et/ou d’une action en justice, selon le cas pour la personne. Les rapports et les résultats de l’enquête peuvent être communiqués aux autorités externes. Tous les rapports une fois qu’ils ont fait l’objet d’une enquête et que l’affaire a été classée seront archivés dans l’outil pendant un (1) an, puis supprimés après trois (3) ans.

Smardt ne permet aucune forme de représailles contre un employé qui, de bonne foi et honnêtement, soumet un rapport ; fournit des informations, dépose ou participe à des procédures liées à une violation des lois ; fournit aux organismes d’application de la loi des renseignements sur la perpétration ou la perpétration possible d’une infraction (à moins que la personne qui la signale soit l’un des contrevenants) ; ou aide un gestionnaire de cas, un membre du comité d’audit ou la direction dans l’enquête sur une affaire signalée. Les représailles à l’égard de tout signalement, y compris le fait de faire en sorte que quiconque se sente menacé ou victimisé pour avoir déposé une plainte ou signalé une affaire, sont interdites et pourraient entraîner des mesures disciplinaires graves.

Smardt doit respecter les obligations légales de réponses en temps opportun, de conservation des dossiers, de confidentialité, d’anonymisation des renseignements personnels et de communication conformément aux lois et règlements régissant la dénonciation. Smardt doit se conformer à des dispositions de récompense raisonnable pour les vrais rapports de dénonciation lorsque cela est exigé par la loi et non par personne qui soumet une dénonciation.

Chez Smardt, les employés-gestionnaires de cas recevront une formation continue pour identifier les problèmes de dénonciation et améliorer leurs compétences en matière d’enquête ; et les ressources de tiers seront utilisées lorsque l’affaire le justifie. Tous les employés de Smardt recevront une formation annuelle obligatoire sur la dénonciation afin d’assurer un même niveau de compréhension – cette formation fera également partie de toutes les mesures d’intégration des nouveaux employés.

La présente politique sera révisée et mise à jour au plus tard deux (2) ans après sa date d’entrée en vigueur.