Im Wettlauf gegen die Zeit: Wie Dalkia und Smardt an einem Wochenende die kritische Kühlung wiederherstellten

Als an einem Freitagmorgen die einzige Kältemaschine, die eine Immobilie von Empire State Realty versorgte, ausfiel, gab es kaum Spielraum für Fehler – und noch weniger Zeit. Da sich eine wichtige Ersatz-CPU Hunderte von Meilen entfernt befand und es kein standardmäßiges Wochenendverfahren für den Zugriff darauf gab, mobilisierten Smardt und Dalkia U.S. Chillers team- und standortübergreifend sowie über das Wochenende hinweg ihre Kräfte, um eine Lösung zu finden.

Dank fachlicher Kompetenz, schneller Koordination und eines bemerkenswerten Engagements für den Kunden traf das Ersatzteil am Sonntagabend in Manhattan ein, und die Kältemaschine war noch vor Beginn des Arbeitstages am Montag wieder betriebsbereit.

HERAUSFORDERUNG

Die Situation begann am Freitagmorgen gegen 7:30 Uhr, als die Smardt-Kältemaschine, die das Gebäude von Empire State Realty versorgt, unerwartet ausfiel. Für die Gebäudeverwaltung war die Lage besonders dringend: Es handelte sich um die einzige Kältemaschine des Gebäudes.

Dalkia U.S. Chillers entsandte umgehend einen Techniker, um die Ursache zu untersuchen. Im Laufe der Fehlerbehebung kam ein zweiter Techniker hinzu, doch dem Team gelang es nicht, die Kältemaschine wieder in Betrieb zu nehmen. Da die HMI-Anzeige eine Fehlermeldung anzeigte, wandte sich Dalkia an den technischen Support von Smardt, um zu klären, ob das Problem mit dem Display, der Steuerung oder der CPU zusammenhing.

Nachdem sie alle Möglichkeiten durchgespielt hatten, identifizierten die Teams eine defekte CPU/Steuerung als wahrscheinliche Ursache. Das technische Problem war eingekreist. Nun mussten sie ein anderes Problem lösen: das Ersatzteil zum Einsatzort zu bringen.

„Sie waren in Panik, weil es die einzige Kältemaschine war, die sie hatten. Wir mussten ihnen Antworten geben und einen konkreten Plan vorlegen, wie wir die Anlage wieder in Betrieb nehmen würden.“
— Joe Taormina, Geschäftsführer, Dalkia U.S. Chiller Services

Es wurde bestätigt, dass die Ersatz-CPU im Lager von Smardt am Standort Plattsburgh vorrätig war. Da jedoch der Freitagabend näher rückte und das Wochenende begann, stellten der Zugang zum Standort und der Transport des Teils nach Manhattan eine erhebliche logistische Herausforderung dar. Die Zeit arbeitete nun gegen alle.

LÖSUNG

Anstatt zuzulassen, dass das Wochenende zu einem Hindernis wurde, begannen die Teams von Smardt und Dalkia gemeinsam an einem Sanierungsplan zu arbeiten.

Den gesamten Freitagabend und den Samstag über arbeiteten die Teams organisations- und standortübergreifend zusammen, um das Ersatzteil zu bestätigen, den Zugang zur Anlage zu organisieren und den schnellsten Weg zu finden, es dem Techniker zukommen zu lassen. Es gab kein festgelegtes Verfahren für den Außer-Geschäftszeiten-Einsatz, das einfach aktiviert werden konnte. Die Lösung musste in Echtzeit erarbeitet werden.

Zeitplan (Freitag–Montag)

• Freitag: Abschaltung der Kältemaschine
• Samstag–Sonntag: Koordination des Austauschs, Installation, Programmierung
• Montag: Am nächsten Werktag wieder voll einsatzbereit!

„Als wir alle versammelt hatten, war das Ziel ganz einfach: Was können wir tun, damit dieser Kunde wieder voll einsatzfähig ist? Es gab viele Hindernisse, aber niemand sah sie als Grund dafür an, dass wir es nicht schaffen könnten. Wir suchten nach einem Weg, sie zu umgehen.“
— Jeff Carstensen, Leiter des Servicebetriebs, Smardt Chillers Inc.

Am Sonntagmorgen war der Wiederherstellungsplan bereits in Gang gesetzt worden. Der Zugang zum Standort in Plattsburgh wurde organisiert, und die Ersatz-CPU wurde ausfindig gemacht und gesichert. Dalkia veranlasste daraufhin den Lufttransport des Teils in den Raum New York.

Die Übergabe fand am Sonntagabend statt. Von dort aus wurde das Teil direkt zum Gebäude von Empire State Realty transportiert, wo ein Servicetechniker von Smardt bereits bereitstand, um mit der Reparatur zu beginnen.

Die Ersatzsteuerung wurde noch am selben Abend installiert und programmiert. Innerhalb weniger Stunden waren drei der vier Kompressoren wieder in Betrieb. Das Problem mit dem verbleibenden Kompressor wurde am Montagmorgen behoben, sodass die Kältemaschine wieder voll funktionsfähig war; nun muss nur noch ein separates BMS-Problem gelöst werden.

„Sobald ich die neue CPU hatte, ging es vorrangig darum, sie einzubauen, zu programmieren und zu prüfen, wie sich der Kühler verhält. Wir wollten so schnell wie möglich wieder die volle Leistung erreichen und sicherstellen, dass das Gebäude gekühlt wird.“
— Max Mitchell, Servicetechniker, Smardt Chillers Inc.

Vom Ausfall am Freitagmorgen bis zur Wiederherstellung am Sonntagabend konzentrierten sich die Teams auf ein einziges Ziel: die Kühlanlage des Kunden noch vor Montag wieder in Betrieb zu nehmen.

VORTEILE

Für Empire State Realty war das wichtigste Ergebnis ganz einfach: Die Kältemaschine war zu Beginn des nächsten Arbeitstages betriebsbereit.

Was sich zu einem langwierigen Ausfall über das Wochenende hätte entwickeln können, wurde dank der gebündelten technischen Kompetenz, Reaktionsfähigkeit und Einfallsreichtums der Teams von Dalkia und Smardt behoben. Diese Reaktion bot dem Kunden einen klaren Wiederherstellungsplan in einer Situation, in der Unsicherheit herrschte, und lieferte eine funktionierende Lösung, als es darauf ankam.

Diese Erfahrung hat zudem den Wert der Partnerschaft zwischen Dalkia und Smardt unterstrichen. Empire State Realty ist ein wichtiger Kunde, bei dem bereits mehrere Smardt-Kältemaschinen in den verschiedenen Immobilien installiert sind und sich weitere Möglichkeiten abzeichnen. In einer Situation, in der das Vertrauen des Kunden leicht auf die Probe gestellt worden wäre, zeigten beide Unternehmen ihre Bereitschaft, über die üblichen Betriebszeiten und Zuständigkeiten hinauszugehen, um den Betrieb des Kunden zu sichern.

Die Reaktion am Wochenende machte zudem eine wichtige Chance für Smardt deutlich: die Umwandlung außergewöhnlicher individueller Leistungen in eine wiederholbare Dienstleistungskapazität.

„Ich kann gar nicht genug betonen, wie entscheidend es war, dass diese Kältemaschine am Sonntag betriebsbereit war. Es ging nicht nur darum, ein Gerät zu reparieren. Es ging darum, den Betrieb unseres Kunden und unsere Beziehung zu ihm zu sichern.“
— Joe Taormina, Geschäftsführer, Dalkia U.S. Chiller Services

Diese Erfahrung hat deutlich gemacht, wie wichtig eine bessere regionale Verfügbarkeit kritischer Ersatzteile und ein klar geregelter Zugang zu Ersatzteilen außerhalb der Geschäftszeiten sind. So kann sichergestellt werden, dass zukünftige Kunden von derselben Reaktionsfähigkeit profitieren können, ohne auf Ad-hoc-Lösungen angewiesen zu sein.

Letztendlich hat dieser Vorfall gezeigt, was passieren kann, wenn eine Herausforderung eines Kunden zu einer gemeinsamen Priorität wird.

Wenn jede Stunde zählt, können starke Partnerschaften, technisches Fachwissen und die Entschlossenheit, einen Weg nach vorne zu finden, den entscheidenden Unterschied ausmachen.