举报政策

2025 年 1 月 10 日

Smardt鼓励通过举报机制向管理层和董事会通报公司范围内发生的重大问题。尽管我们提供了举报人制度和下方的举报渠道，但我们仍建议员工优先向直接主管或人力资源部门报告重大事件或问题。任何人，无论是否为Smardt的员工，都可以选择匿名或保密方式，使用下方链接举报重大问题。Smardt将调查所有性质严重的举报事项，并按照相关法律法规保留相关记录。

举报事项包括但不限于违反或涉嫌违反适用法律或公司全球政策或指导原则的行为，存在问题的会计或财务操作，遭遇或观察到的骚扰、环境违法行为，治理问题、贿赂、欺诈、腐败或安全隐患。

举报应尽快进行，可以选择匿名或保密方式。请注意，匿名举报或通过非指定链接提交的举报，可能因信息不足而限制深入调查的能力。举报一经接收，举报人将收到确认通知，并被告知预计何时能获得反馈。所有沟通将通过安全的举报工具完成，该工具还将用作跟踪调查进展的机制。.

为确保调查的有效性，举报应尽可能提供详实的信息和证据，尤其是在匿名举报的情况下。举报管理员可能无法与您取得进一步联系，因此建议在报告中包含以下信息:
– 事件日期
– 涉及人员及目击者的身份
– 对事件的详细描述（包括已采取或未采取的具体行动）
– 您与事件的关联或了解的途径
– 您已采取的任何措施
– 支持举报的任何材料或证据

匿名举报以及排除一名或多名案件负责人可能会限制深入调查的能力，导致调查进程延缓。案件负责人由管理团队遴选，并在接收和调查通过举报工具或当面提交的举报时严格遵守保密义务。举报工具中的报告和记录仅供案件负责人访问。公司内部，除案件负责人之外，其他任何人均无法访问工具中的内容。如果投诉信件中的对象是某名案件负责人，请在提交投诉信件时不要选择他们作为案件负责人。 

若举报内容被证实需要调查，将迅速启动相关流程。所有相关方，包括举报人在内，都需全力配合调查。每项调查因案件不同而可能需要不同的时间长度，因此无法预设完成的具体时限。调查结果可能依据情况采取员工手册中列明的纪律措施，或诉诸法律行动。必要时，调查报告和结果可提交给外部监管机构。完成调查且案件结案后，相关报告将保存在举报工具中一 (1) 年，随后在三 (3) 年内删除。

Smardt 严格禁止任何针对举报人的报复行为。举报人若出于善意并诚实地提交报告、提供信息、参与调查或协助执法机构，即便举报的行为涉及潜在违规行为，只要举报人本身并非违规者，其权益均受到保护。任何针对举报人的威胁、恐吓或其他形式的报复，包括使举报人感到受害或被针对，都将被严肃处理，并可能导致严厉的纪律处分。

Smardt遵守相关法律法规，在举报处理过程中确保及时响应、记录保存、信息保密以及个人信息匿名化。如法律要求，Smardt将提供合理的奖励以表彰真实有效的举报，但此奖励不得因举报人本人提出而提供。

Smardt的案件负责员工将接受持续培训，以提升识别举报问题和调查的能力，并在必要时寻求第三方资源的支持。Smardt的所有员工每年必须参加举报政策的强制培训，以确保对制度有一致的理解。这一培训也将纳入新员工入职的流程中。

本制度最迟将在生效后两（2）年内进行审查并更新。